Recruitment Process (HR Point of View)

Kali ini saya ingin menulis tentang salah satu fungsi Human Resources (HR) yang penting yakni proses penerimaan karyawan (recruitment).
fungsi ini adalah salah satu fungsi dasar bagi HR karena fungsi ini adalah proses awal dari rangkaian proses yang dilakukan oleh HR.

Bagi sebagian orang, faktor manusia bukan merupakan faktor terpenting bagi organisasi padahal banyak ahli berpendapat bahwa seharusnya organisasi harus berpikir tentang sumber daya manusia terlebih dahulu untuk kemudian memikirkan hal lainnya.

James C. Collins dalam bukunya good to be great mengatakan bahwa manusia adalah faktor paling krusial dan utama (first who then what), manajemen harus berpikir untuk mengisi teamnya dengan orang-orang hebat untuk kemudian baru berpikir tentang pemasaran, produk, ataupun strategi perusahaan.

hal ini bisa dilihat dari banyak organisasi / perusahaan bonafide pasti mempekerjakan karyawan kelas satu (Astra, Telkomsel, Sampoerna, Gudang Garam). Dengan manajemen yang meiliki mindset yang concern dengan sumberdaya manusia maka mereka akan merekrut karyawan-karyawan terbaik untuk bekerja di perusahaan mereka dan untuk selanjutnya perusahaan-perusahaan tersebut akan selalu menjadi pilihan utama dari para pencari kerja, yang tentu saja membuat divisi rekruitmentnya leluasa dalam memilih karyawan terbaik untuk bekerja.

Kembali lagi mengenai proses rekruitmen, umumnya proses rekruitmen di banyak perusahaan adalah sebagai berikut:
Penentuan Posisi, level, dan job description
Pencarian kandidat / searching
Seleksi / selection
Penawaraan kerja / offering dan
Penerimaan karyawan / hiring

Saya akan membahas lebih lanjut mengenai proses seleksi dengan sebuah pertanyaan yang sering ditanyakan kepada saya mengenai apa yang dilihat HR pada saat interview dengan calon karyawan?

Pada proses rekruitmen, HR bertugas sebagai penyaring awal untuk semua data calon karyawan yang masuk yang selanjutnya akan diseleksi untuk mencari yang terbaik dan setelahnya akan diserahkan kepada Manager terkait atau Direksi.

Ada beberapa hal yang menjadi pertimbangan HR dalam memilih karyawan dan itu biasanya bersifat general, HR tidak akan bertanya jauh mengenai hal-hal yang bersifat teknis kecuali untuk merekruit atas kebutuhan internal HR.

Yang pertama kali dilihat pada saat bertemu dengan kandidat adalah Grooming dan Personal Traits dari kandidat tersebut.

Kedua hal diatas sangat berpengaruh dalam penilaian subjektif seorang HR, saya pribadi berpendapat bahwa seorang kandidat yang tidak menghargai dirinya sendiri maka dia tidak akan mendapat respect dari orang lain. Ekstrimnya, karyawan merefleksikan perusahaan maka kandidat harus meyakinkan perusahaan bahwa dirinya memang dapat menjaga citra perusahaan.

 Education, latar belakang pendidikan dan kesesuaian antara jenis pekerjaan dengan program studi pendidikan.
Meskipun terdengar rasis, tetapi banyak orang yang menilai kualitas pendidikan seseorang dari almamater asalnya. Seorang lulusan dari kampus terkemuka akan dilihat berbeda dengan seseorang dari kampus yang namanya asing terdengar. Hal itu tidak dapat disalahkan, karena memang kenyataannya berbicara demikian. Pola pikir, networking, kemampuan berkompetisi yang dimiliki pasti akan berbeda.

Saat ini banyak ditemui karyawan yang bekerja di sebuah posisi dengan latar belakang studi pendidikan yang jauh berbeda, tugas HR adalah memastikan bahwa kandidat telah sesuai dengan prasyarat yang telah ditetapkan. Bagi para kandidat, terutama para sarjana yang baru lulus, agar menyesuaikan antara studi pendidikan yang dimiliki dengan pekerjaan yang dicari. Kenapa harus repot belajar teknik selama 4-5 tahun kalau hanya untuk melamar bekerja di Bank?

Self Confidence dan Mental Attitude.

Seorang kandidat haruslah percaya dengan dirinya, dapat menjadi inspirasi bagi orang lain, inisiatif dan selalu berpikiran positif. Seseorang yang selalu dipenuhi oleh hal-hal negatif hanya akan menjadi racun dalam organisasi. HR harus memastikan bahwa hanya menerima karyawan yang dapat membawa aura positif dan menyebarkannya kedalam organisasi sehingga lingkungan kerja menjadi hidup dan dinamis.

Banyak proses atau tools yang digunakan dalam proses rekruitmen calon karyawan tetapi menurut saya sesi interview tetap memiliki yang peran krusial dan pasti digunakan oleh semua perusahaan.

Peraturan Seputar Ketenagakerjaan

Berbicara mengenai Human Resources (HR) maka tidak akan terlepas dari peraturan-peraturan yang berlaku.

Mengapa ini menjadi penting? Karena semua keputusan dan tindakan yang diambil oleh HR umumnya akan menyangkut kepentingan orang lain, terutama dalam aspek kompensasi. Itulah mengapa semua keputusan atau tindakannya harus memiliki dasar/pedoman sehingga tidak timbul perselisihan atau pertentangan dari pihak lain.

Pedoman yang digunakan dapat berupa Undang-Undang (UU), Keputusan Presiden, Menteri, Gubernur (kumpulan peraturan ini kita sebut dengan Positive Law - hukum tertulis yang dibuat oleh negara) atau peraturan yang dibuat secara internal (atas nama perusahaan tentu saja).

Saya akan membahas hukum positif yang pasti menjadi acuan bagi seluruh HR personil di Indonesia karena hukum tersebut menjadi dasar bagi peraturan-peraturan lainnya di sebuah organisasi.

Bagi seorang HR, mengetahui dan memahami hukum positif tentang ketenagakerjaan wajib hukumnya karena dengan selalu berpedoman kepada peraturan tersebut maka semua keputusan dan tindakan yang diambil akan sah di mata hukum dan saat terjadi perselisihan (hubungan industrial) personil HR tidak dapat dipersalahkan.

Apa saja peraturan-peraturan tentang ketenagakerjaan yang penting untuk diketahui? Sebenarnya semua peraturan ketenagakerjaan harus dipahami dan diketahui oleh personil HR namun peraturan tersebut terlalu banyak dan akan bertambah setiap bulannya, menurut saya ada beberapa peraturan yang paling krusial yakni:

• UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, ini merupakan induk atau sumber utama dari semua hukum tentang ketenagakerjaan. Dahulu pemerintah dalam mengatur hal terkait ketenagakerjaan hanya berdasar pada Keputusan Presiden atau Menteri (tidak dalam bentuk UU), jadi UU ini dibuat sebagai kumpulan dari semua peraturan mengenai ketenagakerjaan.
• UU No. 40 Tahun 2004 tentang Sistem Jaminan Sosial Nasional, peraturan ini yang menjadi dasar pelaksanaan dari BPJS Ketenagakerjaan (dahulu Jamsostek) dan BPJS Kesehatan (dahulu Astek)
• Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi No. 7 tahun 2013 tentang Upah Minimum
• Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi No.102 tahun 2004 tentang Waktu Kerja Lembur dan Upah Kerja Lembur
• Peraturan Menteri Tenaga Kerja No. 4 tahun 1994 tentang Tunjangan Hari Raya Keagamaan

Itulah Positive Law yang sering digunakan dan menjadi pedoman dalam kegiatan HR sehari-hari.
Peraturan yang saya saya sebutkan diatas banyak terkait tentang kompensasi, mengapa? Menurut saya banyak perselisihan yang terjadi antara HR dan pekerja umumnya karena masalah kompensasi. Jadi saya mengangkat peraturan-peraturan terkait kompensasi agar pada personil HR mengetahui aturan main mengenai kompensasi.

Next time, saya akan membahas isi masing-masing peraturan-peraturan yang telah saya sebutkan tadi.

Compensation Framework

Selamat sore rekan-rekan,

Kali ini saya ingin mengulas mengenai kompensasi / gaji / remunerasi (salary dalam bahasa Inggris - saya akan menggunakan kata ini untuk selanjutnya) atau apapun namanya yang dibayarkan oleh pemberi kerja kepada pegawainya.

Salary menrupakan faktor utama dan yang paling penting dari sebuah hubungan antara dua pihak (pemberi kerja dan pekerja) yang mengikatkan diri dalam sebuah perjanjian kerja.

Ketika kita berbicara mengenai konsep salary / compensation, maka ada 3 (tiga) hal yang umumnya akan muncul dalam berbagai diskusi. ketiga hal tersebut adalah:

1. Salary Structure / Struktur Gaji
2. Performance Appraisal / Penilaian Kinerja
3. Salary Increment / Kenaikan Gaji

Ketiga hal diatas adalah siklus yang biasanya hadir pada sebuah perusahaan setiap tahunnya.

Salary structure, ini dibutuhkan sebagai panduan bagi HR dan manajemen dalam menentukan struktur gaji dan level seorang karyawan. Data tersebut paling dibutuhkan saat perusahaan memutuskan akan merekruit karyawan baru dan panduan saat melakukan proses kenaikan gaji.

Performance appraisal adalah sebuah proses dimana perusahaan menilai kinerja karyawannya. Saat karyawan tersebut diterima, maka si karyawan akan menempati sebuah posisi dengan fungsi-fungsi dan tugas-tugas yang melekat pada posisinya tersebut. Penilaian kinerja dilakukan untuk menilai apakah tugas-tugas yang telah diberikan telah diselesaikan dengan baik atau tidak, hasil kerjanya memuaskan atau tidak.

Umumnya performance appraisal dilakukan secara berkala, bisa dilakukan setiap 3 bulan, 6 bulan atau 12 bulan. Poin utamanya adalah hasil kerja karyawan tersebut dapat diukur sehingga bisa ditetapkan apakah karyawan tersebut berkinerja baik atau buruk.

Setelah didapat hasil dari performance appraisal, maka hasil tersebut digunakan untuk proses kenaikan gaji. Perusahaan dapat menetapkan formula untuk menentukan besaran kenaikan salary dengan memperhatikan berbagai faktor, salah satunya dari data inflasi.

Salary merupakan faktor paling krusial bagi karyawan, walaupun memang kepuasan dan kenyamanan bekerja bukan sebatas dihitung dari besarnya salary yang diterima. Tetapi secara umum salary yang competitive dapat mengikat karyawan untuk bekerja dan bertahan di suatu perusahaan untuk waktu yang lama.